効果的な会議の議題を書く方法（テンプレートを使用）

すべての会議には目的があります。一部の会議はブレーンストーミングセッションです。他の会議は、特定の目標を達成するための戦略セッションです。一部の会議は、さらに他の会議からの報告です。見事な第3四半期の結果を従業員に記入するために集まっている場合でも、新しいクライアントのために売り込みを練習している場合でも、会議は細心の注意を払って作成された会議アジェンダにより、よりスムーズ、効率的、生産的に実行されます。

この記事では、効果的な会議の議題を作成し、生産的な会議を主催する方法を学びます。

会議の議題の重要性

議題のない会議は、旅程のないロードトリップのようなものです

忙しいプロとして、貴重な時間が無駄になっていると感じると、忍耐力を失います。これは、あなたが思っているよりも頻繁に起こります。多くの経営幹部にとって、会議は平日の5日間のうち2日間を占めます。

すべての会議が不可欠であることを確認する理由はなおさらです。最初に、トピックを別の方法でカバーできないかどうかを尋ねます。おそらく、電子メールを介して、または主要なプレーヤーとの電話を介して。対面の会議が不可欠であると判断した場合は、会議の議題を作成してディスカッションポイントの概要を示し、各講演者に時間を割り当てます。

スーザンがバミューダへの旅行について噴出を終えるのをみんなが丁寧に待っている間に、会議が予定より10分遅れたときに感じるフラストレーションを知っていますか？会議の議題は、集まったすべての人に、時間が貴重であり、的を射ていることを穏やかに思い出させるものとして機能します。

よく練られたアジェンダは包括的です

スタッフ会議をスケジュールすると、同僚に入力が必要であるか、割り当てを行う必要があることが通知されます。詳細な議題で会議の招待状をフォローアップすると、参加者は準備することを知っています。明確な目的があり、適切な情報が共有されている場合、労働者は実際に会議に参加することを楽しんでいると言います。

スマートミーティングアジェンダは目標指向です

会議の議題は、すべてのトピックをカバーするように設定します。トピックごとに異なるスピーカーを選択し、理想的には、スピーカーごとに時間を割り当てます。ブレーンストーミングセッションの場合は、期待される結果をリストしたアジェンダを検討してください。例：メンタリングプログラムを開発するための計画の概要を説明します。タイムラインを設定します。スタッフの割り当てを行います。

アジェンダは、会議の進行役のガイドとして機能し、全員の同期を維持し、会議の議事録をフォローする人にフォーマットを提供します。

効果的な会議の議題を書く方法

では、この非常に重要な会議の議題をどのように作成しますか？次の8つの役立つヒントを適用します。

1.事前にフィードバックを求める

上司や同僚は、あなたが彼らの意見を求めると、より積極的になります。彼らの賛同を得ることは、彼らが会議に出席し、その結果を擁護する可能性が高くなります。広告

会議の1週間前に、会社の主要なプレーヤーの何人かと一緒に訪問し、単に「会議の議題に何か含めますか？」と尋ねることをお勧めします。

2.適切な会議のアジェンダエチケットに従う

議題を作成したら、必ず上司、上司の上司、および議題に引用された各人がそれを実行してください。最初にこの予防策を講じずに、講演者を議題に含めないでください。町の外にいる労働者をリストしたり、他の会議に出席したりすることは避けてください。

特定の事業のキープレーヤーが不在の場合は、別のスタッフに記入を依頼してください。礼儀として、あなたがこのステップを踏んだことを両方に必ず知らせてください。

会議の議題が承認され、講演者が設定されたら、事前にすべての会議出席者に議題を電子メールで送信します。会議に出欠確認をするように注意してください。あなたはどんな驚きも避けたいです。

3.タイムラインを尊重する

オフィスの会議室を1時間予約した場合、それは会議が続く最長の時間です。

一部の会社では、他のグループがあなたのグループが去った直後に会議室を予約しているでしょう。理想的には、次の会議が始まる少なくとも5分前にチームが部屋を出るように、会議の議題を作成します。

4.会議の議題の構成原則を見つける

出席者が結果を明確に把握できるように、議題を合理化します。最初に議論しなければならない最も重要なプロジェクトをリストして、優先順位を付けたいと思うかもしれません。

場合によっては、これらのプロジェクトを期限ごとに整理することが理にかなっています。また、これらのプロジェクトを会社にとっての重要性別にリストすることは理にかなっています。

5.報告すべき人の数を検討する

多くの場合、5分間の中断のない時間は、特定の会議の更新に十分な長さです。時間を追加するのは中断です！

シニアV.P.マーケティングの概要は、中断されると混乱したり、軌道から外れたりする傾向があります。会議の最後の10分間にQ＆Aを残す会議の議題を検討してください。次に、必ずそれを実施してください。インタラプタを静かに中断して、「ご存知のように、ポール、最後に質問の時間を残しました」と言うことができます。今、リックに更新を終了させましょう。広告

6.スピーカーの順序に注意してください

一部の企業では、上級管理職が最初に話します。他の会社では、ジュニアアソシエイトがそうします。スピーカーの順序を理解するときは、それが会社の文化と一致していることを確認してください。

とはいえ、報告する必要のない人を会議の議題に含めないでください。そうすることで、会議が長くなるだけです。講演者を議題にリストするとき、彼らの役職を含めるかどうかの決定は、やはりあなたの会社の文化に依存します。

よりカジュアルな環境では、名だけをリストすることもできます。より正式な環境では、名前と名前をリストし、タイトルを含めることができます。

7.同じ方法で会議アジェンダをフォーマットする

会議の議題は、組織のレターヘッドで作成する必要があります。または、少なくとも会社のロゴを含める必要があります。会議のタイトルと日付を、会議の開始予定時刻と終了時刻とともに議題の一番上に配置します。

会議の議題は、読みやすいタイプサイズのアウトライン形式である必要があります。議題のすっきりとしたデザインを見つけ、一貫性を保つために毎回それを使用します。フォントは、Times New Roman、Geneva、Arialなどの読みやすいものにする必要があります。会議の議題用のテンプレートがすでに存在する場合は、それを使用するだけです。存在しない場合は作成してください。（次のセクションを参照）

8.会議に必要な書類のリストを含める

多くの場合、会議では、グループはレポートまたは提案に対応するように求められます。これらのドキュメントを議題の最後にリストすると便利です。

さらに、会議の前にドキュメントを一緒に送信すると、出席するすべての人がドキュメントを確認する時間ができるため、時間を節約できます。

ノートパソコンが必要な場合は、事前に出席者に知らせてください。

会議の議題テンプレート

会議がある限り、会議の議題があります。ですから、あなたの会社の誰かが、あなたが使用できるクリーンで読みやすい会議の議題テンプレートを知っている可能性があります。しかし、そうではない場合は、次のいずれかを検討してください。

アジェンダテンプレート＃1-計画

メンタープログラム計画会議の議題

場所：1階会議室広告

日付：2019年11月18日

時間：1-2：30 P.M.そして

日記

メンタープログラムの目的の背景、Cheryl Smith、人材担当ディレクター（1-1：15 p.m.）
- NS。従業員の関与に関する証拠
- b。新星を手入れする必要がある
メンター/メンティーの募集、マックスマーカス、アソシエイトディレクター、HR（1：15-1：35 p.m.）
- NS。その他の企業モデル
- b。ブレーンストーミング基準
メンタープログラム要件、Seth Walsh、HRインターン（1：35-1：55 p.m.）
- NS。構造化されたメンターミーティングの長所と短所
- b。ブレーンストーミング要件
実装、シェリル・スミス（1：55-2：20 p.m.）
- NS。部門長が参加者を特定するための時間枠
- b。パイロットプログラムの展開
  - NS。最初の参加者トレーニングセッション
  - ii。パイロットプログラムの展開
  - iii。四半期ごとの報告
- c。プログラム評価
次のステップ、マックスマーカス（2：20-2：25 p.m.）

アジェンダテンプレート＃2 –情報

WXYZ会議の議題

目的：コールドコールするビジネスの実行可能なリストを作成する

ミーティングリード：メアリースタースキー

日付：2019年11月20日

場所：16階会議室B

時間：午後4時から午後5時ET

コールイン番号/コード

議題項目広告

はじめに午後4時から午後4時5分

ジョン・スミス-プレゼンター午後4時5分から午後4時20分連絡した企業
マリアンヌ合法—プレゼンター午後4時20分から午後4時35分潜在的なリード
シルビアストレッチ-プレゼンター午後4時35分から午後4時55分新しい勧誘技術
Q＆A [時間の場合のみ]

会議の準備

読んでください：[ドキュメントのリストと添付]
持参してください：[すなわちノートパソコン、提案、消耗品]

アジェンダテンプレート＃3 –プレゼンテーション

ZZZ会社の議題

日付/開始時間と終了時間：2019年11月21日; 9 a.m. ET-10 a.m. ET

場所：カフェテリア、12階

呼び出された会議：スティーブパークス

ようこそ/紹介– [スティーブパークス、午前9時〜午前9時10分]
新製品ラインの概要– [Paul Aria、9：10 a.m.-9：20 a.m.]
デモンストレーション– [クレア・リンギス、午前9時30分から午前9時40分]
- NS。歯磨き粉のホワイトニング
- b。歯茎を強化する歯磨き粉
- c。プラークと戦う歯磨き粉
プロダクトマーケティング– [Steve Parks、9：40 a.m.-9：50 a.m.]
ディスカッションと質疑応答[午前9時50分から午前9時55分]
次のステップ– [会議後に配布される]