アシスタントがあなたをより効果的にする8つの方法

優れたアシスタントは私たちを日常のオフィス業務から解放し、スケジュールを守ることができますが、優れたアシスタントは通常マネージャーやエグゼクティブによって実行される日常的な非監督作業を実行できるため、より高いレベルのタスクに集中できます。広告

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素晴らしいアシスタントがいる幸運な私たちにとって、彼らが私たちの有効性をどれほど大幅に改善できるかを知っています。私には2人の信じられないほど素晴らしいアシスタントがいることに恵まれており、それぞれがより大きな責任のあるポジションに移動しましたが、彼らの貢献は私に残っています。広告

高いペイオフ貢献

次の4つの項目は、信頼できるアシスタントがすぐに実行できるタスク（またはパフォーマンス領域）であり、1日最大数時間の時間をすぐに解放し、オフィスの運用を劇的に改善します。ただし、すでに微調整されたマシンである場合を除きます。広告

あなたのスケジュールの管理人になりなさい。 あなたのアシスタントにあなたのスケジュールの有効性の所有権をとるように勧めてください。彼または彼女があなたの仕事の優先順位を理解していること、そして誰があなたの計画された日を上書きすることを許可されることができるか、そして誰が許可されるべきかを確認してください。次に、アシスタントがあなたの予定の管理を開始します。毎朝と午後に彼または彼女と会って、数週間それを確認してから、両方に役立つ頻度に会議を減らします。
メールをフィルタリングして注文します。 本当に。 なぜか君はどの電子メールを読むかを決定する必要があります—そしてなぜ誰かがそれをいつ送信するかに基づいてその決定を繰り返し行わなければならないのですか？人々はあまりにも多くの電子メールを送信し、それをより効果的にする方法についてほとんど識別力を行使しません。何をいつ読む必要があるかをアシスタントに決めさせてください。このプロセスをどのように整理するかはあなた次第です。
会議で関心のあるトピックについてメモを取ります。 アシスタントを効果的に使用している場合、アシスタントは、仕事をうまく遂行するためにどのような情報が必要かをすでに知っています。彼らにあなたがそれを手に入れるのを手伝ってもらい、あなたが尋ねていないことをあなたに気付かせるように彼らに勧めてください。
オフィス運営の改善点を特定します。 これは簡単です。 またはあなたはそれを難しくすることができます。 オフィスマネージャーである他の人がいない場合、アシスタントは、人や情報が組織に出入りする方法の改善を推奨する、または単に実現するのに最適な立場にあります。彼らにそれをする責任と権限を与えなさい。

潜在的なゲームチェンジャー

残りの4つのアイテムには、一部のマネージャーが快適なアイテムが含まれています。 非常に と不快。管理が簡単だと誰も約束しませんでした。これらの潜在的なゲームチェンジャーは、優れたアシスタントがあなたをはるかに効果的にするのを助けることができます。

定期的なメールに返信してください。 これらの多くはかなり簡単です。典型的な例には、情報の定期的な要求、スケジュール設定の電子メールへの応答、および対象分野の専門知識や特定の決定を必要としない問い合わせが含まれます。その他の場合、アシスタントが同様のメッセージにどのように応答するかを理解できるようにすると、アシスタントはレビューと送信のために応答のドラフトを作成できます。
あなたのために非決定的な会議に出席してください。 会議の目的が意思決定ではなく情報の配布である場合、アシスタントはこれらの会議に参加して情報を収集することにより、他のことに時間を割くことができます。それから彼らはあなたのレビューのためにそれを要約することができます。
進歩の可能性を示します。 本当に素晴らしいアシスタントの中には、その役割に非常に満足しており、明確な能力を示したとしても、他のポジションに移動したり、追加の責任を取得したりすることを望んでいない人もいます。他の人は、責任を増す能力と願望を持っています。それらにそれを与えることを検討してください。そうでなければ、あなたは素晴らしいアシスタントを失うだけでなく、別の仕事のために潜在的に高いパフォーマンスを発揮します。
あなたのための潜在的な才能を特定します。 何？！ アシスタントにあなたにぴったりの才能を見つけてもらいましょう。 何故なの？アシスタントに能力があるのなら、なぜそれを無駄にするのですか？あなたの組織のニーズと管理アジェンダ、そしてあなたのアシスタントを知っている人はほとんどいませんし、あなたのために働くことを売るのに適した立場にある人もほとんどいません。それは彼らに才能を雇わせるという意味ですか？いいえ。採用権限を委任することは提案していません。限られた時間とリソースでより大きな効果を達成するために、利用可能な資産を活用することを提案します。

（フォトクレジット：ヘッドセットを身に着けている若い女性 Shutterstock経由）