整理に役立つ14の時間管理テンプレート

整理に役立つ14の時間管理テンプレート

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時間管理は、他のすべてのスキルのロックを解除するスキルです。さらに、より良い前進をしたい場合は、時間管理が役立ちます。より良い仕事や生活のバランスが必要な場合は、時間管理が答えです。圧倒されることなく、よりコントロールしやすくしたい場合は、時間をうまく管理することが答えです。より効果的な時間管理の中心にあるのは、時間管理システムとそれをサポートする一連のリストです。これらの時間管理テンプレートは、これらのリストを作成するのに役立ちます。

あなたの親友があなたの時間管理システムを使用するとしたら、彼女/彼は何と言いますか?

この記事を読むと、3つのグループのいずれかに分類される可能性があります。



  • 拒否された人–「忙しいので、時間管理を改善する時間がありません。」
  • 無知な人々–「私の時間管理システムは15年間正常に機能しています。」
  • 困っている人–「これが助けになるなら、私はいくつかの改善をすることができると確信しているので、私はそれをやってみるつもりです。」

「ThoseinNeed」グループにアピールするこれらの時間管理テンプレートが役立ちます。シンプルで実用的で、すぐに使用できます。時間があれば、同様のテンプレートを作成したでしょう。あなたが塹壕にいるときは難しいです。



私の情熱は他の人を助けることであり、14年間熱心な学生と時間管理のトレーナーであり、私が学んだことのいくつかを共有したいと思いました。あなたがする必要がないように難しい方法を学びました。

14の時間管理テンプレートのそれぞれを使用する方法

テンプレートは、使用方法順に設計されています。最初は最もタフです、 主な結果分野 (KRA)そしてそれらは次第に簡単になります。たとえば、「Daily To Do List」、「Projects List」、「WeeklyEvaluation」などです。

1.主要な結果領域 時間管理テンプレート

あなたがサポートしているサッカーチームを想像してみてください。チームがない場合は、友人がサポートしているチーム、または聞いたことがあるチームを想像してみてください。私はオックスフォード・ユナイテッドです(穏やかな虐待の合図です!)。オックスフォードユナイテッドのKPI(主要業績評価指標)がリーグに勝つ可能性があります。これは、チームの全員が達成することを目的としたチームの目標です。このターゲットは個人向けではありません。オックスフォードユナイテッドがリーグに勝つかもしれませんが、すべてのプレーヤーが「自分の体重を引いた」のでしょうか。ここでKRAが重要になります。 A キーリザルトエリア(KRA) 個々のターゲットです。アイデアは、各人がKRAの達成に向けて取り組む場合、チームはKPIを達成する必要があるということです。サッカーチームに戻ると、ゴールキーパーのKRAは「クリーンシート」である可能性があります。ストライカーのKRAは、ゲームごとに1ゴールを獲得することであり、ディフェンダーのKRAは、タックルの80%を獲得することです。あなたのKRAは何ですか?



アクション: 時間管理テンプレート#1を使用してKRAを完成させ、給与を支払っている理由、つまりKRAを確認します。 広告

2.毎日のやることリスト 時間管理テンプレート

この時間管理テンプレートは、毎日行うことのリストが必要なだけなので、最も理解しやすいものです。課題は、多くの人が毎日のやることリストではなく、継続的なやることリストを書くことです。毎日やることリストを持つことは心に焦点を合わせます。毎日やることリストがない場合、2つのことが起こる傾向があります。まず、メールの受信トレイで立ち往生します。これは、私たちが一生懸命働いているために「忙しい」と思わせるためです。次に、自分でタスクを選択していない場合、他の誰かが1日をタスクで埋めます。これらのタスクは、電子メール、上司の要求、または会議で受け取るアクションの形で提供される場合があります。 「毎日計画を立ててください。そうしないと、誰かがあなたのために計画を立てます」。毎日のやることリストは、すべての時間管理システムの基盤です。このテンプレートを毎日使用してください。



アクション: 時間管理テンプレート#2を使用して明日行うことのリストを完成させて、計画を立てます–毎日のToDoリスト。

3.プロジェクトリスト 時間管理テンプレート

「生きて呼吸する」プロジェクトリストを持っている人はほとんどいません。あるものもありますが、一度書かれたもので、それ以降は更新されていません。プロジェクトリストは、重要なものが何であるかを知るための手段です。 KRAに最大のプラスの影響を与えるもの。これは、Daily To Doリストと、主要な結果領域である給与計算に参加している理由との関係です。プロジェクトリストを作成することで、大きくて重要なものの透明性を確保できます。調査によると、一人一人が一度に50から70のプロジェクトを行っています(自宅と職場)。このテンプレートは14を要求するだけです。

アクション: 時間管理テンプレート#3を使用して、作業中のプロジェクトのリストを完成させ、「重要なもの」であるプロジェクトリストを追跡します。

4.会議のアクション 時間管理テンプレート

会議は知識労働者にとって必要な悪です。私たちは彼らから逃れることはできません。それらは時間が失われ、何も達成されない場所のようです。これの主な理由の1つは、アクションがキャプチャされていないか、実質的な何かを実行するのに十分にキャプチャされていないことです。もちろん、目標の達成、適切な出席者、集中力などもすべて正当な理由です。このテンプレートは、アクションをキャプチャすることから始まります。これは、明確な行動をとらえることで、「彼はそれをやっていたと思った」、「またはその行動はどういう意味だったのか」、「昨日しか行動を起こさなかった」と言って蠢く余地がなくなるためです。 2週間前の会議。

アクション: 時間管理テンプレート#4を完成させて、アクションが完了する可能性を高めることができます–ミーティングアクション。

5.リストを待っています 時間管理テンプレート

あなたは人々に委任します。上記の人々。以下の人々。側にいる人。誰がいつまでに何をするように依頼したかをどのように追跡しますか?待機リストは、追跡するのに役立ちます。このテンプレートは、あなたが実行を要求したことを駐車する場所を提供します。これにより、人を悩ませ続けないようにし、タスクを完了させたいときに相手が明確になるようにします。もちろん、忘れないでください。待機リストを成功させる秘訣は、それを評価することです。これはあなたの時間管理システムの新しい部分である間、毎日であるかもしれません。 「さらに先」では、このテンプレートの使用に慣れてきたので、週の初めと終わりだけになる可能性があります。広告

アクション: 時間管理テンプレート#5を使用して待機を完了し、委任したものを制御できるようにします–待機リスト。

6.気晴らしリスト 時間管理テンプレート

時間管理の最大の課題の1つは、特にオープンプランのオフィスでは、タスクを開始して完了することです。私たちの学習者 時間管理研修コース これが彼らが何もしていないように感じる理由であると私たちに教えてください。この理由の一部は、知識労働者が非常に多くのボールをジャグリングしなければならないということです。部分的には私たちが 先延ばし 私たちは「仕事が好き」ではないからです。主な理由は、彼らがさまよう思考に対処するための構造化された方法を持っていないためです。 「気晴らしリスト」は、机の上に置いておくシンプルなテンプレートです。次に、1つのタスクに集中し、考えが頭に浮かんだら、それを書き留め、頭から外して、手元のタスクに戻ることができるようにします。タスクを一度に開始および完了しないことにより、50%を超える時間がタスクに追加されます。このテンプレートを印刷して机の上に置いておくか、画面上で開いたままにしておきます。

アクション: 気晴らしリストの時間管理テンプレート#6を完成させて、最初から最後まで1つのタスク(気晴らしリスト)の完了に集中できるようにします。

7.毎週の目標 時間管理テンプレート

販売目標のない販売チーム、またはオックスフォードユナイテッドのサッカーチームが毎週土曜日に「ちょっとした楽しみのために」遊びに行くことを想像してみてください。時間管理も同じです。おそらく、その年または四半期の目標(KPIおよびKRA)があります。これらのテンプレートは、その週の目標を設定するように要求します。週の初めに、このテンプレートは、「今週を振り返るとしたら、何を達成できてうれしいですか?」と尋ねます。 1週間の目標を書き留めておくことで、メール、電話、会議の「溝に閉じ込められた」ときに重要なことに集中できるようになります。理想的には、毎週の目標が優先プロジェクトにプラスの影響を与え、それが次にKRAに影響を与え、それがKPIに影響を与えます。これが発生した場合は、時間管理を介して接続された強力なリンクのスチールチェーンが実行されます。

アクション: 今週の週次目標を完了して、時間管理テンプレート#7 –週次目標を使用して達成したいことを特定します。

8.毎週の評価 時間管理テンプレート

週の初めに、その週に達成したい7つのことを含む「週次目標」テンプレートを完成させました。週の終わりに、あなたがどのようにしたかを見るのは理にかなっています。週次評価テンプレートは、「PMI」と呼ばれるシンプルなツールでこれらの週次目標を達成したかどうかを尋ねます–ポジティブ、マイナス、および興味深い。週の終わりに、その週についてポジティブだった3つのこと、マイナスまたはその週についてあまり良くなかった3つのこと、そしてその週について興味深い3つのことを書きます。たとえば、「P:新しいクライアントABCとの素晴らしい会議」、「M:7つの目標のうち4つしか達成できなかった」、「I:チームの2つが病気になった」などです。最後のボックスでは、1週間を評価した後、1回限りの管理アクションを実行するように求められます。 'します 私の日記にスケジュールする XYZプロジェクトの場合は週に1時間。」

アクション: 週次評価を完了して、時間管理テンプレート#8 –週次評価を使用して週次目標を達成したかどうかを確認します。 広告

9.毎月の目標 時間管理テンプレート

「毎週の目標」に似ています。このテンプレートは、その月に達成したい大きなことを書くように促します。

10.月次評価 時間管理テンプレート

「月次評価」時間管理テンプレートでは、「月次目標」テンプレートに書き込んだ目標を評価するように求められます。

11.年間目標 時間管理テンプレート

「年間目標」テンプレートは、一連の目標を完了します。毎週、毎月、そして毎年。年間目​​標を設定する際の課題は、年間目標であることを保証するのに十分な大きさにすることですが、「人生の目標」になるほど大きくはなりません。人生の目標は、これらのテンプレート内では説明されていません。

12.年次評価 時間管理テンプレート

1月に完成した「年次評価」は、1年を振り返ることです。何がうまくいったか、何がうまくいかなかったか、そして来年の年間目標を書くために学んだ教訓を特定する。

13.いつか多分リスト 時間管理テンプレート

このテンプレートは、効果的なタイムマネージャーの重要な考え方の1つを達成するために不可欠です。考え方は、「最も成功した人々は空の頭を持つ人々です」というフレーズによって最もよく要約されます。 Daily To Doリストとプロジェクトリストは、当面の大きなタスクを管理するための優れたテンプレートです。いつかはリストになるかもしれませんが、やりたいことをすべて載せる場所ですが、今は緊急でも重要でもありません。たとえば、「すべてのホームドキュメントを提出する」、「年金を受け取る」、「 承継計画 会社のために。

アクション: いつか多分リストを完成させて、時間管理テンプレート#13 –いつか多分リストを使用して「他のすべて」を置く場所を確保します。

14.プロジェクトの時間管理 テンプレート

平均的な知識労働者はプロジェクトを管理し、彼らが自分自身に正直であるならば、プロジェクトを管理する彼らの経験は彼らが独学したものです。彼らはで管理されている大きなITプロジェクトについて聞いたことがあるかもしれません ガントチャート またはのような資格 Prince2 。それでも、彼らは、使いにくいことなく制御できるシンプルなものを望んでいます。この1ページのテンプレートは、より適切に準備することにより、重要なプロジェクトをより適切に管理するのに役立ちます。 プロジェクトが失敗する主な理由を回避する広告

アクション: プロジェクト時間管理テンプレート#14を完成させて、重要なプロジェクトの準備を整え、プロジェクトを順調に進めます–プロジェクトテンプレート。

これらの時間管理テンプレートをダウンロードして使用する

ペンと紙で使用するこれらの14の時間管理テンプレートをダウンロードしてください

これらの14の時間管理テンプレートをダウンロードして、画面上で完成させます。

これらのテンプレートの1つを時間管理システムに組み込むことから始めます。その後、さらに1週間後、テンプレートを習慣的に使用するまで。習慣をつけるのに21回かかります。これで、より整理されたものになります。がんばろう!

注目の写真クレジット: あなたはsonovate.comにいました

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