効果的なメール管理の11の簡単なヒント

毎日どのくらいの時間をメールの管理に費やしていますか？ 1時間？ 30分？数時間？多分半日？

電子メールはコミュニケーションを容易にすることを目的としていますが、私たちはあなたの電子メールの管理に多くの時間を費やしているため、逆効果のツールになることがあると思います。たとえば、次のような場合を考えてみてください。

たった5分前にチェックしただけなのに、受信トレイをクリックし続けることがありますか？
過去のメールの検索、並べ替え、整理、古いメールの削除など、毎日メールの管理に多くの時間を費やしていますか？
実際に物事を成し遂げるよりも、電子メールを最優先にすることがよくありますか？
適切な作業を行うよりも受信トレイで多くの時間を費やす日はありますか？

結局のところ、電子メールはタスクを実行するための単なるツールです。以下は、メール管理を改善するための11のヒントです。

1.メールを1日1回処理します

ループに入るだけで1日に数回メールをチェックしますが（ウェブサイトがダウンするなどの奇妙なことが起こった場合や緊急のリクエストがあった場合）、すぐには処理しません。私は一日に一度だけ、一日の初めか夕方にそうします。

あなたの電子メールを処理するために毎日の時間枠を取っておきます。時間枠内に終了しない場合は、翌日続行してください。より重要なものに優先順位を付け、残りを手放します。（＃2を参照）。

時間に敏感な電子メールをたくさん受け取る作業レベルの立場にいる場合でも、これを実践することができます。重要なのは、あなたの人生に電子メールを流さないことです。これは、作業そのものではなく、作業を支援するためのツールであることを忘れないでください。広告

2. 20％の電子メールを優先します。 80％のものを延期する

すべてのメールが同じというわけではありません。が大好き 80/20の法則それは私たちの生活のあらゆる領域に当てはまるからです。メールを含みます。 80/20の法則は、どのような状況でも、入力の20％が出力の80％を担当するという考え方です。したがって、効果的にするには、80％の出力につながる20％の入力に焦点を当てる必要があります。同様に、最大の出力につながる20％の価値の高い電子メールに焦点を当てる必要があります。

私の20％の電子メールは、私の仕事の次のブレークスルーを私に与えるものです。それらは、メディアリクエスト、インタビュースポット、ネットワーキングの機会、ビジネスリード、講演の機会、および私の20％のビジネス目標につながるその他のものである可能性があります。私の20％のメールには、私の仕事に投資した人も含まれています。 1-1コーチングクライアント、私のコースや製品を購入したエンゲージメントや読者を話します。大事なことを言い忘れましたが、私の親友とのやり取りもここにあります。他のすべては80％のメールに入ります。

20％のメールについては、私はそれらに重要な優先順位を与えます。私は通常すぐに返信します（特に、＃9の1分のルールを満たしている場合）。そうでない場合は、1〜3日で連絡します。 80％のメールの場合、返信に時間がかかり、返信すらしないこともあります（ポイント＃4を参照）。

3. XXDayフォルダーで返信する

返信が必要なメールは、[XX日で返信]フォルダーにファイルします。XXは曜日です。毎週火曜日、木曜日、土曜日の3日間はメールに返信するために取っておきます。このようにして、メールを受け取ったときにすぐに返信するようにプレッシャーをかけられることはありません。私はそれを読み、精神的に認め、返信するまで（メールの受信から平均3〜8日）考えます。

4.すべてのメールに返信する必要がないことを認識します

あなたの考えにかかわらず、すべてのメールに返信する必要はありません。場合によっては、一定期間が経過しても返信がないこと自体も返信と見なすことができます。

大量の読者メールを受け取り、しばらくの間、受信したすべてのメールに返信していました。それは私にとって何の役にも立ちませんでした。私は一日中メールに返信するだけで過ごし、一日の終わりまでに私は疲れ果てて、実際の仕事をすることができなくなりました。そして興味深いことに、私が返信するほとんどすべてのメールは、フォローアップの質問を投稿してさらに支援したとしても、いかなる種類の返信も返されません（確認や感謝もありません）。メールの半分は読まれないのではないかと思います。残りの半分は人々が衝動的に送信するメールであり、返信はそれほど重要ではありません。いずれにせよ、価値の高いコンテンツが豊富な製品の開発、1対1のコーチングクライアントのサポート、新しいプロジェクト、新しい記事の執筆など、より価値の高いタスクに時間を費やす方がはるかに効果的であることに気付きました。広告

すべてのメールに返信することについてあまり強調しないでください。役に立ったら返信しますが、返信のコストがメリットを上回らない場合は、心配する価値がないかもしれません。そのままにしておけば、物事は時間とともに整理されます。

5.同様の返信を頻繁に送信する場合は、テンプレートの返信を作成します

送信済みフォルダを調べると、返信する内容に傾向が見られる可能性があります。私のサイトで受け取るメールは、通常、いくつかのカテゴリの1つに分類できます（1）フィードバック/ありがとうメール（2）1-1コーチング（3）本/製品レビューのリクエスト（4）スピーチの問い合わせ（5）その他。（1）と（2）については、返信で使用する事前に作成したテンプレートを使用します。返信するときは、元のメールのニーズに合わせてカスタマイズします。これにより、以前は最初からメールを入力していたのに比べて、時間を大幅に節約できました。

6.関連するメールのみを読む

フィットネス、セルフヘルプ、ブログ、ビジネスなど、いくつかのニュースレターを購読していますが、送信されるすべてのメールを読んでいるわけではありません。貴重な情報があるので、削除もしません。代わりに、Gmailを設定して、それらを異なるラベル（フォルダー）に自動的にアーカイブします。ブログメールはbloggingフォルダーにアーカイブされ、フィットネスメールはhealth＆fitnessフォルダーにアーカイブされます。現在、約30個のフォルダがあります。私はそのトピックについてもっと情報を得たいときにだけそれらを読みます。

届くすべてのメールを読む必要はありません。自分に関係のあるものを選んで選択してください。

7.メールをカテゴリに構造化します

メールを整理するのに役立つフォルダ（またはGmailを使用している場合はラベル）があります。

まず、あなたがしていることに関連するネーミングシステムを使用します。たとえば、現在の最大の優先事項が（1）本を書くこと、（2）体重を減らすことである場合は、フォルダーにその名前を付けます。広告

次に、階層構造を使用します。第1レベルのフォルダーは大きなカテゴリー用であり、第2レベルのフォルダーはサブカテゴリー用です。たとえば、第1レベルのフォルダとして管理者がいて、第2レベルのフォルダとしてバックアップ、経理、アカウントなどがあります。必要に応じて、さらにセグメント化するための第3レベルのフォルダーがあります。 Gmailには、さまざまな階層ラベルを使用できるアドオンがあります（[設定]> [ラボ]> [ネストされたラベル]）

フィルタ（＃8）を使用してメールをフォルダに自動的に整理すると、驚異的に機能します。

8.フィルターを使用する

フィルタは、メールがメールに入ったときにメールを自動的に分類するのに役立つツールです。フィルタには2つの基本的なことが必要です–（1）注意すべき用語（2）用語が一致した場合に適用するアクション。現在のところ、私のGmailには、さまざまなメールアドレス、件名のタイトル、本文などに対して約20の異なるフィルターが設定されています。フィルタに応じて、メールは自動的にそれぞれのフォルダ/アーカイブに分類されます。これにより、実行する必要のある管理アクションの量が最小限に抑えられます。

これは、受信トレイをゼロにするために電子メールフィルターを設定する方法を共有するビデオチュートリアルです。電子メールフィルターを使用して受信トレイゼロを達成するための3つの簡単なヒント[ビデオチュートリアル]

9.返信するときは1分のルールを使用します

返信に1分以内かかる場合は、すぐに返信してアーカイブしてください。何年もの間、メールボックスに入れたままにしないでください。それをあなたの心の周りに浮かび上がらせ、あなたが返信する必要があることを常に思い出させるには、さらに多くの努力が必要になります。返信するときは、必要以上に時間がかからないように、必ず1分の時間枠を守ってください。これは、大量のメールを短時間でクリアするのに役立ちます。

10.受信トレイで過ごす時間に制限を設定します

1分のルールを超えて、受信トレイで費やす全体の時間を制限します。次にメールをチェックするときは、自分の時間を計る。メールの処理、読み取り、返信、並べ替えにかかる時間を確認してください。次に、その時間のどれだけが十分に費やされているかを自問してください。たぶん、そのほとんどはまったく目的を果たさなかった。広告

ときどき、驚くほど長いメールが届きます。これらのメールについては、スキャンして、自分に関連するものがあるかどうかを確認し、それに応じて処理してください。必要に応じて返信します（1分のルールを使用します）。返信する予定がない場合はアーカイブしてください。返信する場合は、相手が長いメールを書いたからといって、長いメールで元に戻す必要はありません。あなたが望む最後のことはエッセイの電子メール交換です、それはあなたが不注意に電子メールのブラックホールに陥ることになります。受信トレイにログインし、必要なことを実行して、すぐに出てください。