સમયનો બગાડ ટાળવા માટે અસરકારક મીટિંગ્સના 10 મુખ્ય ઘટકો

સમયનો બગાડ ટાળવા માટે અસરકારક મીટિંગ્સના 10 મુખ્ય ઘટકો

અસરકારક મીટિંગ્સ સમસ્યાઓની ચર્ચા અને નિરાકરણની એક રીત છે, ફક્ત કોઈ કંપનીમાં જ નહીં પરંતુ કોઈપણ સંસ્થામાં. તે બોસ હોય કે કર્મચારીઓ, કોઈપણ યોગદાન આપી શકે અને બોલી શકે.

જોકે મીટિંગ્સ ઉત્પાદકતા માટે જરૂરી સાધનો છે, કેટલીક મીટિંગ્સ માત્ર કામ કરતી નથી અને દરેકનો સમય અને શક્તિ બગાડે છે.



કાર્યક્ષમ અને અસરકારક મીટિંગ ચલાવવા માટે સરળ પદ્ધતિઓ અને તત્વો છે, જેમાંથી 10 અહીં પ્રસ્તુત કરવામાં આવશે.

1. મીટિંગ માટે સ્પષ્ટ હેતુ વ્યાખ્યાયિત કરો

મીટિંગ માટે ક callingલ કરતા પહેલા, તમારે પહેલા પૂછવું આવશ્યક છે:



શા માટે અને શું માટે?

મીટિંગ ફક્ત ત્યારે જ અસરકારક રહેશે જ્યારે તેનો હેતુ અને લક્ષ્યો સ્પષ્ટ હોય, પછી ભલે તે કર્મચારીઓ વચ્ચેના વિવાદનું સમાધાન કરે અથવા કંપનીની કટોકટીની ચર્ચા કરે. આમાં ચોક્કસ પરિણામ સુધી પહોંચવાનો પણ સમાવેશ થાય છે, અને આ પરિણામ સંભવિત હેતુ સાથે સંબંધિત છે.



પાસવર્ડોને વ્યવસ્થિત રાખવાની શ્રેષ્ઠ રીત

સામેલ લોકોને આમંત્રણો મોકલતા પહેલા સ્પષ્ટ હેતુની યોજના કરવી આવશ્યક છે. ખાતરી કરો કે તમે કેમ બરાબર જાણો છો કે તમે કેમ મળ્યા છો અને પરિણામની આશા છે.

2. ફક્ત જરૂરી લોકોને આમંત્રિત કરો

સહભાગી બનવા માટે ફક્ત જરૂરી લોકોને રાખવી એ અસરકારક મીટિંગ તરફનું બીજું પગલું છે.જાહેરાત

શું મીટિંગના ઉદ્દેશ્યથી કંપનીની નેટવર્ક સિક્યુરિટી સાથે કોઈ સંબંધ છે? આઇટી વિભાગના વડાને આમંત્રણ આપો.



શું મીટિંગના ઉદ્દેશ્યથી કંપનીના ભાવિ સાથે કંઈક સંબંધ છે? તમારા બોસ અને તેમાં સામેલ કર્મચારીઓને આમંત્રણ આપો.

અપેક્ષિત પરિણામ સાથે સીધા જોડાયેલા લોકોએ જ મીટિંગમાં હાજરી આપવી જોઈએ.આ રીતે, તમે અન્ય લોકોનો સમય અને ઉત્પાદકતા બગાડશો નહીં. આ સંખ્યાને શક્ય તેટલું ઓછું પણ રાખશે, જેનો અર્થ થાય છે ઓછી વિક્ષેપો અને વિક્ષેપો.

3. અંતિમ સમયપત્રકને મંજૂરી આપો

જ્યારે તમે અસરકારક મીટિંગ્સ ચલાવવાનું કાર્ય કરી રહ્યાં છો, ત્યારે મીટિંગ માટે એક એજન્ડા બનાવો. આમાં ક્રિયા વસ્તુઓ, સ્થળ, પ્રારંભ અને સમાપ્ત સમય અને તેમાં શામેલ લોકો શામેલ હોવા જોઈએ. તે પછી, આવશ્યક લોકોને ઇમેઇલ દ્વારા મેમોરેન્ડમ મોકલો, અથવા તેને તેમના ડેસ્ક પર મૂકો.

મોડા દોડતા લોકોની રાહ જોશો નહીં, અને મીટિંગની ખાતરી કરો સમય પર શરૂ થાય છે .આ શરૂઆતમાં સરળ ન હોઈ શકે, ખાસ કરીને જો તમે ઉમદા પ્રકારનાં હોવ. પરંતુ તમને ખ્યાલ આવશે કે આ ફક્ત તમારા માટે જ નહીં, પરંતુ અન્ય લોકો માટે પણ મહત્વપૂર્ણ છે.

જો એજન્ડા તેમની સામે મૂકવામાં આવે તો લોકો મીટિંગમાં વધુ આરામદાયક બનશે. આ બિનજરૂરી પરિચય અથવા રેન્ડમ પ્રશ્નોના નિવેશ જેવા તુચ્છ બાબતોને પણ ઘટાડશે.

આઇફોન માટે ટોચની મફત એપ્લિકેશન્સ

4 . સ્માર્ટફોન અથવા ટેબ્લેટ્સ સામે નિયમ બનાવો

લોકોના ધ્યાન માટે સ્પર્ધા કરવી મુશ્કેલ છે, ખાસ કરીને જ્યારે તેઓ તેમના ફોન અથવા ટેબ્લેટ્સનો ઉપયોગ કરે છે.

મલ્ટિટાસ્કિંગ એ પહેલેથી જ એક સમસ્યારૂપ વસ્તુ છે, પરંતુ જ્યારે લોકોનું ધ્યાન આકર્ષિત કરવા માટે ખાસ રચાયેલ ઉપકરણો સાથે સ્પર્ધા કરવી પડે ત્યારે તે વધુ ખરાબ થાય છે. સંશોધન બતાવે છે કે વિવિધ માધ્યમો વચ્ચે મલ્ટિટાસ્કીંગ, ગરીબ માહિતી પ્રક્રિયા અને ઓછી કામગીરી અને ઉત્પાદકતામાં પરિણમે છે.જાહેરાત

એક અધ્યયનમાં, પરિણામોએ દર્શાવ્યું હતું કે ભારે મીડિયા મલ્ટિટાસ્કર્સ અપ્રસ્તુત પર્યાવરણીય ઉત્તેજનાથી અને મેમરીમાં અપ્રસ્તુત રજૂઆતોથી દખલ કરવા માટે વધુ સંવેદનશીલ હોય છે.[1].

મીટિંગ-ગોઅર્સ એજન્ડા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરશે તેની ખાતરી કરવા માટે, સ્માર્ટફોન અને ટેબ્લેટ્સના ઉપયોગ પર પ્રતિબંધ મૂકવો જેથી દરેક સહભાગી હાથમાં રહેલા કાર્ય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરશે.

5. મધ્યસ્થીને સોંપો

તમે મીટિંગની યોજના કરનાર એક હોવા છતાં, તેનો અર્થ એ નથી કે તમે મધ્યસ્થી પણ છો.

તમારે મીટિંગને મધ્યસ્થ કરવા માટે સૌથી યોગ્ય વ્યક્તિ છે કે પછી કોઈ બીજું તે વધુ સારું કરી શકે તે વિશે તમારે વિચારવું જોઈએ. આ સંભવત on વિષય પર આધારિત હશે. જો તમને ઉત્પાદકતા માટે શ્રેષ્ઠ લાગે તો અન્ય લાયક લોકોને મધ્યસ્થી તરીકે નિયુક્ત કરવામાં અચકાશો નહીં[2].

અલબત્ત, મધ્યસ્થી તે વ્યક્તિ હોવો જોઈએ જે અસરકારક મીટિંગ્સ કેવી રીતે ચલાવવી તે જાણે છે. મધ્યસ્થીએ ટાઇમકીપર તરીકે પણ કાર્ય કરવું જોઈએ અને મીટિંગનો સાચો પ્રવાહ જોવો જોઈએ, ખાતરી કરો કે એજન્ડા ટ્રેક પર છે. તકો છે, મીટિંગ આ રીતે વધુ સફળ થશે.

6. ઓછી, સારી મીટિંગ્સ કરો

કંપનીમાં જ્યારે કોઈ સમસ્યા અથવા વિવાદ થાય ત્યારે દર વખતે મીટિંગ બોલાવવાને બદલે, તે સમસ્યાઓ હલ કરવા માટે અન્ય રસ્તાઓ શોધો.

બેઠકોના ઘણા વિકલ્પો છે જે સબઓપ્ટીમલ મીટિંગ્સ કરતાં વધુ અસરકારક અને કાર્યક્ષમ છે. ઇમેઇલ મોકલવા અથવા જવાબદાર લોકો સાથે વાત કરવી એ કેટલીક રીતો છે જેના દ્વારા તમે મીટિંગ્સમાંથી બહાર નીકળી શકો છો.

તમે આ લેખમાં બેઠકોના વિકલ્પો માટે વધુ વિચારો શોધી શકો છો.જાહેરાત

જો તમે શક્ય તેટલી મીટિંગ્સમાં ક callલ કરો છો, તો ભાગ લેનારાઓ ભાગ લેવા માટે વધુ ઉત્સાહિત થશે. તમારે તમારી મીટિંગ્સની ગુણવત્તાની ખાતરી કરવી આવશ્યક છે, અને તમે બિનજરૂરી લોકોને ટાળીને આ કરી શકો છો.

વિશ્વમાં દુ sadખદ વસ્તુઓ

7. મીટિંગ સમયથી ખાવાનો સમય અલગ કરો

મીટિંગ દરમિયાન અન્ય વસ્તુઓ કરવાથી દરેકનું ધ્યાન ઓછું થઈ જાય છે, અને આમાં ખાવું શામેલ છે. મીટિંગ સમયના ત્રીસ મિનિટથી એક કલાક પહેલાં ખાવાનો સમય જાહેર કરવો એ એક સારો વિચાર છે. આ સુનિશ્ચિત કરશે કે મીટિંગ દરમિયાન લોકો જમશે નહીં, જે પછીથી વધુ ખલેલઓને ટાળે છે.

ભોજન અથવા ખાવું દરમિયાન, દરેક જણ ખાઈ શકે છે અને નાની વાતો પણ કરી શકે છે. પરંતુ મીટિંગ દરમિયાન, દરેક વ્યક્તિએ હાથ પરના એજન્ડા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ અને સાથે મળીને વિચારમથન કરવું જોઈએ.

તમારા માટે કેટલો સરસ છે

આ રીતે, તમે તમારી યોજનાને અનુસરી શકો છો, મીટિંગના હેતુને પરિપૂર્ણ કરવા માટે તમારું ધ્યાન સમર્પિત કરી શકો છો, અને તમારા સમયનું કુશળતાપૂર્વક સંચાલન કરી શકો છો.

8. સભાના નિર્ણયોની સમીક્ષા કરો

મીટિંગની અંતિમ પાંચથી દસ મિનિટ દરમિયાન, કોઈપણ નિર્ણય અને લીધેલા પગલા ભરો. સહભાગીઓ અને મીટિંગના ઉદ્દેશ્ય વચ્ચે સ્પષ્ટ સમજ દરેકને રવાના થતાં પહેલાં મળવી આવશ્યક છે. આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે દરેકની સંતોષ અને તેમના યોગદાન શામેલ છે.

તે કોઈપણને અંતિમ શંકાઓ અથવા પ્રશ્નો વ્યક્ત કરવાની અથવા નિર્ણયો સાથે સંબંધિત માહિતી શેર કરવાની તક આપે છે, જે અસરકારક મીટિંગ્સ માટે બધી ચાવીરૂપ છે.

મધ્યસ્થીએ મીટિંગની સમાપ્તિ પહેલાં સહભાગીઓ વચ્ચેના કોઈપણ મતભેદને દૂર કરવો જોઈએ, અને તેઓએ તેમની સમસ્યાઓના સંક્ષિપ્ત ઉકેલો સાથે આવવું જોઈએ. તે મહત્વપૂર્ણ છે કે મીટિંગમાં જે ચર્ચા કરવામાં આવી હતી તે દરેક જણ શોષણ કરે.

9. દરેક સહભાગીને ફોલો-અપ નોંધ મોકલો

સૌથી ચુસ્ત શાહી મજબૂત મેમરી કરતાં વધુ શક્તિશાળી છે. ચિની કહેવત

દરેક સહભાગીની બેઠકની બહારની પોતાની સમસ્યાઓ હોય છે. આથી જ કેટલાક લોકો કેટલીક બાબતો ભૂલી જાય છે, પછી ભલે તે મહત્વપૂર્ણ હોય. મીટિંગમાં જે ચર્ચા થઈ છે તે લોકો યાદ રાખશે તેની ખાતરી કરવા માટે, ઇમેઇલ દ્વારા ફોલો-અપ નોંધ મોકલો અથવા તેને તેમના ડેસ્ક પર છોડી દો.

આ ટૂંકી અને મીઠી હોવી જોઈએ, જેની ચર્ચા કરવામાં આવી હતી અને જે તારણ પર પહોંચ્યા હતા તેને આવરી લેવું જોઈએ. તેમાં તેમની ભાગીદારી બદલ ઝડપી આભાર શામેલ હોઈ શકે છે.

10. મૂલ્યાંકન પત્રક મોકલો

આપણે સ્વીકારવું જ જોઇએ કે દરેકને મીટિંગ્સનો વિચાર પસંદ નથી હોતો. તે લોકો માટે, આપણે સુનિશ્ચિત કરવાનાં માર્ગો શોધવું જોઈએ કે જ્યારે પણ તેઓ મીટિંગમાં શામેલ થાય ત્યારે તેઓ આરામદાયક રહેશે.

તેમાંના કેટલાક સીધા જ પૂછવામાં આવે છે કે સમસ્યાઓ શું છે તે કહેશે નહીં, તેથી મૂલ્યાંકન શીટ તેમના પ્રતિસાદ મેળવવા માટે એક સરળ સાધન છે.

પ્રતિસાદ શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે તે વિશે વધુ માહિતી માટે આ લેખ તપાસો.

સહભાગીઓનો પ્રતિસાદ તપાસો, આગલી મીટિંગમાં સહભાગીઓની વિનંતીઓ શામેલ કરો, અને કોઈપણ પ્રક્રિયામાં ફેરફાર કરો જે અગવડતાનું કારણ બને છે.અસરકારક મીટિંગ્સ ચલાવવા, તે સુનિશ્ચિત કરવું કે લોકોને આરામદાયક લાગે તે કી છે.

અંતિમ વિચારો

મીટિંગ્સ મહત્વપૂર્ણ છે, પરંતુ તેનો અર્થ એ નથી કે તે હંમેશાં ઉત્પાદક હોય છે. બધું સરળતાથી ચાલવાની અપેક્ષા રાખતા પહેલા સફળ મીટિંગ્સ કેવી રીતે ચલાવવી તે શીખવું એ મહત્વનું છે.

યાદ રાખો કે અસરકારક મીટિંગ એ એક પ્રક્રિયા છે જેમાં દરેકને સહકાર આપવો જ જોઇએ.જાહેરાત

પહેલાં અને પછી બોડી પમ્પ પરિણામો

અસરકારક મીટિંગ્સ કેવી રીતે ચલાવવી તે અંગેની આ 10 સરળ ટીપ્સ તમને વધુ સારી નેતા અને ટીમના સાથી બનવામાં મદદ કરશે. હવે આગળ વધો અને આ ટીપ્સને તમારી દૈનિક મીટિંગ રૂટીનમાં શામેલ કરો અને ઉત્પાદકતાને પ્રવાહ આપો.

અસરકારક મીટિંગ્સ કેવી રીતે ચલાવવી તેના વિશે વધુ ટીપ્સ

ફીચર્ડ ફોટો ક્રેડિટ: ક્રિસ્ટીના @ wocintechchat.com unsplash.com દ્વારા

સંદર્ભ

[1] ^ PNAS: મીડિયા મલ્ટિટાસ્કર્સમાં જ્ognાનાત્મક નિયંત્રણ
[2] ^ ઉલ્કા: 10 સગવડ તકનીકીઓ જે તમારી સભાઓને ગાશે

અમારા વિશે

Digital Revolution - સ્વાસ્થ્ય, સુખ, ઉત્પાદકતા, સંબંધો અને અન્ય ઘણી વસ્તુઓ સુધારવા માટે સમર્પિત વ્યવહારુ અને અનુકૂલનશીલ જ્ઞાનનો સ્રોત.

ભલામણ
નવી આદતો લાકડી બનાવવાની 6 સાબિત રીતો
નવી આદતો લાકડી બનાવવાની 6 સાબિત રીતો
સ્પ્રિંગ ક્લીનિંગ માટે તમને 7 કાર્પેટ ક્લીનિંગ હેક્સની જરૂર છે
સ્પ્રિંગ ક્લીનિંગ માટે તમને 7 કાર્પેટ ક્લીનિંગ હેક્સની જરૂર છે
લોકો તમારા વિશે કેવું લાગે છે તે તમે બદલી શકતા નથી, તેથી પ્રયાસ કરશો નહીં
લોકો તમારા વિશે કેવું લાગે છે તે તમે બદલી શકતા નથી, તેથી પ્રયાસ કરશો નહીં
સંપૂર્ણ શરૂઆત માટે પોકેમોન ગો માર્ગદર્શિકા
સંપૂર્ણ શરૂઆત માટે પોકેમોન ગો માર્ગદર્શિકા
ઇમેઇલમાંથી કેવી રીતે ટેક્સ્ટ કરવું
ઇમેઇલમાંથી કેવી રીતે ટેક્સ્ટ કરવું